PC内のデータ保存場所をアナログの良さを生かして大整理!そして大成功!

今のパソコン(Let’s note CF-SZ6)を買って、1年ちょっとが経ちました。しかし、それ以前からWindowsを使っており、写真格納、データ格納、いろいろと格納を10年以上重ねてきた結果、なんかファイル保存方法がごちゃついているというプチストレスにたびたび見舞われていました。それでもショートカットを駆使して速く快適な作業に努めてきたものの、それじゃあ対症療法だよね・・・と、やはりごちゃついている現状を思い起こすとプチストレスに陥るのです。

そこで今回、PC内部の大掃除!! そして標題の通り「PC内のデータ保存場所をアナログの良さを生かして大整理!そして大成功!」と思える成果を得たので、ここにその仕様をまとめます。

* * *

考え方はアナログの収納を実践することです。
実際に事務作業をするデスクがあるとして、手掛けている様々なファイル群を、どうやって収納したらよいか、その分類をシンプルに考えました。

今後新しい書類などが増えてくる場合も、シンプルにアナログと同じ考え方を踏襲すれば経験的にも実感も直感も沸きやすく、解決方法がすぐに出てくるのです。そして「シンプル」の軸は、動的な変化としました。

では、デスクに見立てましょう。

事務デスク

まずワークトップはすっきりさせるべきですね。

常にを意識しながらを作業したい」ので、「」と「」の2本立てです。
(1)今作業中のものだけ机上。
(2)次にやることをBOXにスタンバイ。

事務デスク

引き出しには必要な書類を入れます。
でも、書類にも「動向」があるのです。作業して減らさなくちゃいけないタスクも、作業構築に伴い完成へ向けて蓄積するものも、保存的資料もありますよね。

そう、
減らすもの、増えるもの、保存のもの

だから、ファイルは動的に分けるのが最良だと思いました。

だから、ドキュメント(マイドキュメント)の中をこう分けるとよいです。
(3)作業して減らしていくタスク(メモ等)
(4)作業構築に伴い蓄積し、完成に向かうもの
(5)保存価値のある資料

もうひとつ、のこといろいろ(取り扱い説明書PDF、年賀状住所データ、顔写真ファイル、保険証書スキャン、思い出スキャン、家計簿ファイルなど)と仕事のこといろいろ(請求書控え、名刺スキャン、企画書など)を入れておくためのフォルダも必要なので、
(6)家と仕事

よって、ドキュメントフォルダには(3)~(6)の4つの子階層を作りました。要は、机の引き出しは4つあるんです。

事務デスク

こうなりました。
ヤッタネ、すっきりしてる!♪

デスクトップフォルダです。

事務デスク

「今やってること」のファイルと「次やること」が入ったフォルダしかありません♪
現実世界だって、机上はすっきりするほうが、作業効率が絶対いいはずだもの。

ドキュメントフォルダです。

事務デスク

動的に分類した引き出し4つ分。つまり、フォルダが4つ。
ここに現在10万ファイル以上、100GB以上とものすごい量の情報と作業を格納しているため、高度な検索機能が必要です。そのためにフォルダ直下に置いたのがグレップ用のテキストファイルです。グレップとはファイル名検索ではなく「ファイル内」のすべての文字を読み込み、目的とする文字列の検索ができ、更に検索にヒットした文字列に即座にジャンプできる超便利機能です。

なお、別途ダウンロードフォルダがありますが、それは上司がポイと書類を置いていくような場所に相当しますから、そんなもんはすぐに片付けるのが定石ですよね。つまりダウンロードするそばから(1)~(6)に適切に移動しますので、ダウンロードフォルダはいつも空っぽです。

* * *

さて、サイトマップを大まかにですが書いてみます。
フォルダを[ ]で囲みます。
アクセス頻度が高い場所に「あふw」でショートカットを作りましたので【 】で示します。例えば【L1】なら今どの階層にいるとしてもLと1を押すと一瞬でデスクトップ画面が開き、【JR】なら今どの階層にいるとしてもJとRを押すと一瞬で世界の料理レシピフォルダが開くという超ウルトラ便利機能です。

【L1】(desktop:「今」と「次」)
┣今書いている記事txtや、今更新する写真jpgなど。
┗[【JN】(2)next](次にやることスタンバイ)

【L2】(documents:管理中の書類)
┣グレップ用テキストファイル
┣[(3)【JM】後の作業用資料【減らす】]
┃ ┗━┳グレップ用の空のテキストファイル
┃   ┣[【J1】更新用写真]
┃   ┣[【J2】更新用各国情報]
┃   ┣[【J3】Diary更新メモ]
┃   ┗後で作る料理メモ、etc
┣[(4)【JS】サイト蓄積中ファイル【増】]
┃ ┗━┳グレップ用の空のテキストファイル
┃   ┣[【JW】world蓄積中]
┃   ┣[【JD】diary蓄積中]
┃   ┣[【JR】recipe蓄積中]
┃   ┣[【JT】総合top蓄積中]
┃   ┗[作画蓄積中]
┃     ┗[【J4】PSDストック]、etc
┣[(5)【J5】保管]
┃ ┗━━[サーバー同期]、[スキャンデータ]、[旅写真]
┃     ┗【JI】[img]
┗[(6)【J6】家と仕事]

まとめますと、

  1. フォルダはデスクトップと引き出しの2大柱とした。
  2. デスクトップは作業中と次の作業程度の2本立てのみ。机上は散らかさずに。
  3. 引き出しは、減らすもの、増えていくもの、保管、プライベートの4本立て。
  4. 減らすものは、メモ類や、あとで読もうとか、あとで使おうと思ったもの。
  5. 増えていくものは、サイトを構築の記事ファイル。
  6. 保管は、サーバー同期、旅の写真など。
  7. プライベートは、家と自分の仕事のこと。
  8. そして、内部階層を含め、よく使う18フォルダ(ドライブを含めて22)を厳選し、今どの階層にいるとしても、キーをたたくだけで瞬時に目的フォルダが開くようにした。
  9. ↓22のジャンプ先が登録されています。

    事務デスク

どうだろう♪ これでいいかな(*´艸`*)
我ながら良く出来たんじゃないかな\(^o^)/

素人ながら、よく工夫できたと思います!!

* * *

・・・この発想は、旅して得たシンプルライフの一環です。

世界230か国を無帰国で旅し、リアルタイム旅行記を更新し続けていたとき、次々恐ろしい勢いでたまる写真、次々にダウンロードして読まなければならない渡航国情報、次々に送られてくるメール添付書類、メールでやりとりできる企業との書類やりとり、次々作らなければならないサイト記事、・・・そもそも旅人は旅をすることに忙しいので、パソコンに没頭する時間が取れませんから、いかに膨大な書類とタスクを高機能・高性能・シンプルに情報管理するかが重要でした。そしてそれを構築していたのは夫でした。

とにかく速い。
こういう構築をすれば速い。
発想を頭良くすれば速いのだ。
、と、痛感した。

私はずっとその発想と仕組みのもとにいたので、無駄な時間を最大に減らして、無駄のないシンプルさを構築することも、身に付いてきました。日本に帰国するとそれぞれが自分のパソコンを所有しますから、「自分ルール」でファイル管理をしていくことになります。従来の方法と最近の積み重ねが冒頭に書いたようにプチストレスだった私は、今回仕切り直しに踏み込みました。そして実物の机の作業と同じように、アナログの良さを生かして机上と引き出しに分けて作業場と格納場を完全に分離することと、それ以外の収納場所を作らないことで、とシンプルに、スッキリ大成功です!!

事務デスク

だからほら、デスクトップ画面も究極にシンプル♪

事務デスク

余計なものが目に入らないと、やっぱり作業効率も良いですね。

家も暮らしも、パソコンも一緒。
シンプルが一番!

今後も、整頓状態を維持して、「減らすもの」を次々と減らしながら、「増やすもの」を丁寧に蓄積していきながら、1日1日を楽しく濃く有意義に生きていこうと思います。

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